La comptabilité et la fiscalité des nomades numériques en société française

Trois entrepreneurs partent à l'étranger. Leur fiscalité ne les suit pas de la même manière.

Imaginez trois consultants indépendants possédant chacun une SASU française.

• Camille passe quelques semaines au Portugal, conserve son foyer en France et continue de travailler pour ses clients habituels.
• Thomas s'installe durablement en Espagne. Il y vit, y travaille et prend toutes les décisions de sa SASU.
• Sarah voyage entre plusieurs pays, sans installation durable, et conserve des attaches personnelles et économiques en France.

Tous les trois facturent leurs prestations avec une société française. Pourtant, leur situation fiscale peut être différente.

Camille effectue un séjour temporaire. Thomas doit examiner sa résidence fiscale, la direction effective de sa société et ses obligations espagnoles. Sarah doit reconstituer précisément ses attaches et ses lieux de séjour.

La question n'est donc pas simplement de savoir où votre société est immatriculée, mais où vous vivez, travaillez et dirigez réellement votre activité.

Votre SASU est française. Mais où prenez-vous réellement ses décisions ?

Une SASU peut conserver son siège statutaire en France alors que son président travaille depuis Lisbonne, Bangkok ou Barcelone.

Un déplacement occasionnel ne suffit pas à transférer la résidence fiscale de la société.

En revanche, lorsque les décisions stratégiques, la gestion commerciale et la direction générale sont exercées durablement depuis l'étranger, une question supplémentaire apparaît : celle du siège de direction effective.

Ce siège correspond, en substance, au lieu où sont effectivement prises les principales décisions nécessaires à la conduite de l'entreprise.

Pour une SASU dirigée par une seule personne, cette analyse mérite une attention particulière.

Le risque ne se limite pas à l'établissement stable

Deux situations doivent être distinguées.

Première situation : l'établissement stable à l'étranger.

La société conserve sa résidence fiscale française mais exerce une activité suffisamment caractérisée dans un autre pays pour y créer une présence imposable.

Selon la convention applicable, cette présence peut résulter notamment d'une installation fixe d'affaires ou de l'intervention habituelle d'une personne qui engage la société dans des contrats.

Deuxième situation : la direction effective à l'étranger.

L'administration du pays d'accueil peut considérer que la société est réellement dirigée depuis son territoire.

Ce risque peut entraîner un conflit de résidence fiscale entre États. Sa résolution dépend notamment de la convention applicable et des procédures qu'elle prévoit.

Les 183 jours : un indicateur qui ne décide pas de tout

Vous avez peut-être entendu cette règle : « Si je passe plus de 183 jours hors de France, je ne paie plus mes impôts en France. »

Cette affirmation est trompeuse.

L'article 4 B du Code général des impôts retient plusieurs critères alternatifs pour apprécier le domicile fiscal français :

• Le foyer ou, à défaut, le lieu de séjour principal.
• L'exercice en France d'une activité professionnelle non accessoire.
• Le centre des intérêts économiques.

Le centre des intérêts économiques peut notamment correspondre au lieu des principaux investissements, au siège des affaires ou au lieu d'où provient la majeure partie des revenus.

Mais le simple fait de posséder une SASU française ne suffit pas à établir systématiquement que le dirigeant est résident fiscal français.

Votre conjoint reste en France : un élément important

Un consultant peut séjourner longtemps à l'étranger tout en conservant son foyer familial en France.

À l'inverse, un entrepreneur qui déménage durablement avec sa famille, exerce son activité à l'étranger et y organise ses intérêts économiques présente une situation différente.

Il faut examiner les faits, et pas seulement compter les jours.

Si deux pays vous considèrent comme résident fiscal selon leurs législations respectives, la convention fiscale applicable doit être étudiée pour résoudre le conflit.

Source : https://www.impots.gouv.fr/particulier/suis-je-bien-non-resident

Une simulation : votre société facture 80 000 € pendant votre séjour

Prenons une SASU française de conseil qui réalise 80 000 € de prestations sur un exercice.

Supposons que son président parte vivre durablement à l'étranger et continue à signer les contrats, gérer les clients et prendre toutes les décisions depuis son nouveau pays.

Le chiffre d'affaires ne devient pas automatiquement étranger parce que le président voyage.

Mais il serait tout aussi incorrect de considérer que les 80 000 € relèvent nécessairement et exclusivement de l'impôt français.

Il faut examiner :

1. Où se situe la direction effective de la société ?
2. Existe-t-il une installation ou une activité imposable dans le pays d'accueil ?
3. Quelles fonctions sont réellement exercées depuis chaque pays ?
4. Quelle convention fiscale s'applique ?
5. Comment les bénéfices éventuellement attribuables à un établissement étranger doivent-ils être déterminés ?

Le montant de 80 000 € est une hypothèse pédagogique, pas un seuil fiscal.

Le chiffre d'affaires ne permet pas, à lui seul, de déterminer dans quel pays le bénéfice doit être imposé.

Le billet d'avion payé par la SASU : frais professionnel ou dépense personnelle ?

C'est l'une des questions les plus concrètes du nomadisme numérique.

Un dirigeant réserve un vol pour la Thaïlande. Il y travaille quotidiennement pour ses clients français et souhaite faire payer le billet par sa SASU.

Le fait de travailler pendant le séjour ne rend pas automatiquement le déplacement professionnel.

Si le voyage répond principalement à une convenance personnelle, le billet ne constitue pas nécessairement une charge déductible de l'entreprise.

En revanche, un déplacement justifié par une mission client, une négociation ou un événement professionnel peut relever d'un traitement différent.

Un même séjour peut contenir deux catégories de dépenses

Imaginons qu'un consultant parte plusieurs semaines à l'étranger et rencontre un client pendant une partie du séjour.

Le coût du déplacement doit être analysé en fonction de son objet réel. La société ne peut pas automatiquement supporter l'intégralité du voyage sous prétexte qu'une réunion professionnelle s'y est tenue.

Une ventilation des dépenses peut être nécessaire.

Il n'existe pas de règle selon laquelle toutes les dépenses d'un digital nomad seraient déductibles parce qu'il travaille à distance.

Et si votre société règle directement votre logement ?

Le paiement par la société ne transforme pas une dépense personnelle en charge professionnelle.

Une dépense privée supportée par l'entreprise peut nécessiter une régularisation et, selon les circonstances, être qualifiée d'avantage ou de rémunération.

Le traitement comptable, fiscal et social doit être examiné avant le remboursement ou la prise en charge.

Facturer depuis Bali ne signifie pas facturer de la TVA indonésienne

La localisation physique de votre ordinateur n'est pas, à elle seule, le critère de territorialité de la TVA.

Pour une société française de conseil, les règles dépendent notamment de la nature de la prestation, du statut du client et des établissements concernés.

Prenons trois factures émises par une SASU française normalement redevable de la TVA.

Une mission de conseil pour une société française

En principe, une prestation de conseil relevant des règles générales et taxable en France est facturée avec la TVA française applicable.

Le lieu depuis lequel le dirigeant envoie sa facture ne modifie pas automatiquement ce traitement.

Une mission pour une entreprise allemande

Pour une prestation générale de conseil fournie à un professionnel assujetti établi en Allemagne, la TVA est en principe due dans le pays du client.

La société française facture normalement hors TVA française, avec la mention d'autoliquidation lorsque les conditions sont réunies.

Elle doit également examiner ses obligations de déclaration européenne de services (DES).

Une mission pour une entreprise américaine

Pour une prestation générale de conseil rendue à une entreprise assujettie établie aux États-Unis, la facture est en principe établie sans TVA française.

La mention « TVA non applicable – art. 259-1 du CGI » peut être utilisée lorsque cette règle s'applique.

Ces exemples supposent une prestation générale de conseil, sans exception particulière ni établissement intervenant modifiant l'analyse.

Source : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F37527

Ce qui change quand votre rémunération vous suit à l'étranger

Un président de SASU peut percevoir une rémunération au titre de son mandat social. Un gérant d'EURL peut relever d'un régime social différent, notamment lorsqu'il est associé unique.

Le lieu de résidence et d'exercice de l'activité peut modifier les obligations personnelles et sociales.

Trois questions doivent être traitées séparément :

• Dans quel pays la rémunération du dirigeant est-elle imposable ?
• À quel régime de sécurité sociale est-il affilié ?
• Quelles obligations déclaratives ou de cotisations s'appliquent à la société ?

Le fait de conserver une société française ne garantit pas que toutes les cotisations restent dues exclusivement en France.

Au sein de l'Union européenne, les règles de coordination des régimes sociaux peuvent intervenir. Hors UE, il faut examiner les accords bilatéraux éventuels et les législations nationales.

Dividendes : une autre analyse que la rémunération

Un dirigeant devenu non-résident fiscal français peut recevoir des dividendes de sa société française.

Leur traitement peut notamment impliquer une retenue à la source française, les dispositions d'une convention fiscale et une imposition dans le pays de résidence.

Il serait donc incorrect de considérer que les dividendes suivent automatiquement le même régime fiscal que la rémunération du dirigeant.

Avant de partir, constituez un dossier de mobilité

Pour une société déjà en activité, le meilleur moment pour analyser les conséquences fiscales est avant le départ.

Voici les informations à réunir.

1. 1Définissez les pays de séjour et les durées envisagées, même approximatives.
2. 2Précisez où se trouveront votre foyer, votre logement habituel et vos principales attaches économiques.
3. 3Identifiez les décisions que vous prendrez personnellement depuis l'étrangersignature de contrats, gestion commerciale, stratégie, direction financière.
4. 4Listez les clients, les pays de facturation et la nature des prestations.
5. 5Vérifiez votre statut social, votre rémunération et votre couverture santé.
6. 6Faites analyser les conventions fiscales pertinentes et les éventuelles obligations locales avant de vous installer durablement.

Cette préparation permet notamment d'éviter de découvrir après plusieurs mois que votre société ou vous-même deviez accomplir des formalités dans un autre pays.

Comment tenir une comptabilité française sans revenir en France ?

Une société française conserve ses obligations comptables et déclaratives applicables même lorsque son dirigeant travaille à l'étranger.

Le véritable enjeu quotidien n'est pas de savoir où se trouve l'entrepreneur, mais de permettre au cabinet comptable de disposer des informations nécessaires sans attendre son retour.

Chez Fynteo, nous utilisons Pennylane pour centraliser la comptabilité, les justificatifs et le suivi financier.

Pour le compte professionnel, nous recommandons à égalité deux solutions : le Compte Pro Pennylane, intégré au logiciel et opéré par Swan, ou Qonto, qui se connecte nativement à Pennylane.

Ces deux options sont particulièrement adaptées à notre organisation.

Lorsqu'une opération bancaire remonte dans Pennylane, les deux comptables dédiés au dossier peuvent identifier le paiement et demander son justificatif si nécessaire.

Un abonnement de coworking, une facture de logiciel étranger ou une dépense réglée dans une autre devise peuvent ainsi être examinés sans attendre la clôture annuelle.

Le cas d'un paiement en devise étrangère

Une facture de coworking est émise en monnaie locale et réglée par carte professionnelle.

Le montant effectivement débité en euros peut différer du montant converti à la date de facturation.

La comptabilité doit tenir compte du montant de la dette, du règlement et, le cas échéant, des écarts de change ou frais bancaires.

La facture et le mouvement bancaire sont donc deux éléments complémentaires.

Avec une banque connectée à Pennylane, les opérations remontent automatiquement et le rapprochement peut être effectué au fil de l'eau dès que les pièces nécessaires sont disponibles.

Cette organisation facilite également la préparation des déclarations de TVA et du bilan, tout en donnant au dirigeant une visibilité sur sa trésorerie.

Une comptabilité accessible à distance ne dispense pas d'analyser les obligations fiscales internationales. Elle permet surtout de disposer des pièces et des chiffres nécessaires pour le faire correctement.

Le document le plus utile : votre registre des séjours et des décisions

Pour un dirigeant mobile, conserver uniquement ses billets d'avion est insuffisant.

Un registre simple peut devenir particulièrement utile en cas de question sur sa résidence fiscale ou sur le lieu de direction de son entreprise.

Il peut contenir :

• Les dates d'arrivée et de départ dans chaque pays.
• Les adresses de séjour et les justificatifs correspondants.
• Les principales missions réalisées.
• Les lieux de signature des contrats importants.
• Les décisions de gestion significatives.
• Les dépenses professionnelles et leurs justificatifs.

Ce registre n'est pas une obligation comptable générale propre aux digital nomads.

C'est un outil documentaire destiné à faciliter la reconstitution des faits lorsque plusieurs administrations fiscales sont susceptibles de s'intéresser à la même activité.

Quand faut-il revoir votre organisation ?

Le risque fiscal évolue avec votre mode de vie.

Un voyage ponctuel, une installation durable et un déménagement définitif ne doivent pas être analysés de la même manière.

Une réévaluation devient particulièrement importante lorsque vous prenez un logement durable à l'étranger, déplacez votre foyer, exercez toutes vos fonctions de direction depuis un autre pays ou développez une clientèle et des moyens d'exploitation locaux.

À ce stade, il peut être nécessaire d'étudier plusieurs options : conserver l'organisation actuelle, formaliser une présence étrangère, réorganiser les fonctions de direction ou envisager une restructuration plus importante.

Aucune de ces solutions ne doit être choisie automatiquement.