Freelance : gérer sa trésorerie quand les clients paient à 45 jours

Votre facture est envoyée aujourd’hui : quand l’argent doit-il réellement arriver ?

Prenons une mission terminée et facturée.

Avant de regarder votre solde bancaire, ouvrez le contrat, le devis ou les conditions de règlement convenues avec le client.

Trois expressions ne veulent pas dire la même chose :

• paiement à 30 jours ;
• paiement à 45 jours ;
• paiement à 45 jours fin de mois.

Entre professionnels, à défaut de délai convenu, le délai supplétif est de 30 jours après l’exécution de la prestation.

Un délai différent peut être prévu entre les parties dans les limites fixées par la loi. Le délai convenu ne peut en principe pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Une modalité à 45 jours fin de mois peut également être prévue dans les conditions légales applicables.

Le premier travail de trésorerie consiste donc à remplacer « mon client paie à 45 jours » par une date précise :

Facture n° X → échéance contractuelle → date attendue d’encaissement.

Entre la facture et son paiement, votre entreprise continue de dépenser

Supposons maintenant que votre échéance soit correctement déterminée.

La question intéressante n’est plus :

« Combien ai-je facturé ? »

Mais :

« Que dois-je payer avant d’encaisser cette facture ? »

Ouvrez votre calendrier bancaire et placez uniquement les sorties qui interviendront avant l’échéance client :

• TVA à décaisser ;
• cotisations sociales ;
• rémunération ou prélèvements personnels selon votre statut ;
• logiciels et abonnements ;
• expert-comptable ;
• loyer ou coworking ;
• assurance ;
• sous-traitants ;
• échéances d’emprunt ;
• autres fournisseurs.

Additionnez ensuite ces sorties.

Vous venez de calculer une information beaucoup plus utile que votre chiffre d’affaires : le montant que votre trésorerie doit financer pendant l’attente du client.

Faites le test avec une seule facture

Imaginez une facture client de 8 000 € arrivant à échéance dans plusieurs semaines.

Votre compte professionnel contient actuellement 6 500 €.

Avant l’encaissement du client, vous avez identifié :

• 1 800 € d’échéances fiscales et sociales ;
• 900 € de dépenses professionnelles ;
• 2 000 € de rémunération ou de besoins personnels prévus selon votre statut.

Votre compte devrait donc absorber 4 700 € de sorties avant l’encaissement.

Avec 6 500 € disponibles au départ, le problème n’est pas nécessairement le délai de paiement lui-même.

Il apparaît si une nouvelle dépense importante survient, si une deuxième facture est décalée ou si le client ne respecte finalement pas son échéance.

Ce raisonnement permet de distinguer deux situations souvent confondues :

un délai de paiement prévu, que vous pouvez anticiper ;

et un retard de paiement, qui décale une entrée au-delà de la date sur laquelle vous aviez construit votre trésorerie.

Le vrai signal d’alerte se trouve avant le découvert

Reprenez maintenant le même calendrier, mais ne regardez plus uniquement le solde d’aujourd’hui.

Cherchez le jour où votre trésorerie sera la plus basse avant le prochain encaissement.

C’est votre point bas de trésorerie.

Si votre compte affiche aujourd’hui 15 000 €, ce chiffre peut sembler confortable.

Mais si 13 500 € doivent sortir avant qu’un client ne règle sa prochaine facture, votre marge de sécurité réelle n’est pas de 15 000 €.

À l’inverse, un compte affichant seulement 5 000 € peut être parfaitement suffisant si les prochaines dépenses sont faibles et qu’un encaissement certain arrive avant elles.

Le solde bancaire photographie aujourd’hui.

Le calendrier de trésorerie montre ce qui risque de se produire demain.

Pour une mission longue, ne laissez pas toute la trésorerie attendre la dernière facture

Un délai de paiement devient particulièrement lourd lorsque la facturation intervient seulement à la fin d’une mission de plusieurs mois.

Vous financez alors votre activité pendant la réalisation de la prestation, puis pendant le délai accordé au client.

Selon la relation commerciale et le contrat, plusieurs organisations peuvent être négociées :

• un acompte avant le démarrage ;
• une facturation mensuelle ;
• une facturation par jalons ;
• plusieurs échéances liées à des livrables identifiés ;
• un délai de paiement plus court.

L’acompte n’est pas un pourcentage universel à appliquer à toutes les missions.

Son montant dépend notamment de la durée de la prestation, des dépenses engagées avant livraison, du rapport commercial avec le client et de votre capacité à financer la mission.

Pour une prestation récurrente, une facturation régulière peut parfois être plus utile qu’un acompte important au démarrage.

Le bon moment pour relancer est parfois avant l’échéance

Avec certains clients, le risque n’est pas l’absence d’argent.

C’est le circuit administratif.

La facture a-t-elle été reçue ?

Fallait-il indiquer un numéro de commande ?

Le responsable de mission a-t-il validé la prestation ?

La facture a-t-elle été déposée sur le bon portail fournisseur ?

Le RIB enregistré est-il correct ?

Lorsque le montant est significatif, vérifier ces éléments avant l’échéance permet de distinguer une facture réellement programmée pour paiement d’une facture encore bloquée dans un processus interne.

Vous pouvez donc organiser le suivi autour de trois moments :

1. Avant l’échéance, Vérifiez que la facture est reçue, conforme et validée lorsque le fonctionnement du client le justifie.
2. À l’échéance, Contrôlez l’encaissement réel sur le compte professionnel.
3. Après l’échéance, Si aucun règlement n’apparaît, relancez rapidement et demandez une date précise de paiement.

Le calendrier doit rester adapté au contexte et au client : il n’existe pas de nombre universel de jours imposant d’attendre avant chaque relance.

À partir de l’échéance dépassée, vous n’êtes plus dans un délai normal

Une facture B2B arrivée à échéance sans règlement entre dans une autre logique.

Des pénalités de retard sont alors exigibles selon les conditions légales et contractuelles applicables.

À défaut de stipulation spécifique conforme, le taux prévu par le Code de commerce correspond au taux directeur semestriel de la Banque centrale européenne applicable, majoré de 10 points.

Lorsqu’un autre taux est prévu contractuellement, il doit respecter le minimum légal.

Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due par le client professionnel en situation de retard. La mention correspondante doit figurer sur les factures et dans les conditions de règlement applicables.

Ces mécanismes ne doivent pas être confondus avec votre processus commercial de relance : juridiquement, les pénalités peuvent être exigibles sans attendre plusieurs courriels de rappel.

Votre compte professionnel peut devenir le contrôle de votre calendrier

Chez Fynteo, l’objectif n’est pas seulement de savoir qu’une facture a été émise.

Il faut pouvoir rapprocher trois informations :

la facture ;

son échéance ;

et son encaissement bancaire réel.

Fynteo travaille avec Pennylane et recommande à égalité Qonto et le Compte Pro Pennylane, opéré par Swan, comme les deux meilleures options de compte professionnel pour travailler avec le cabinet.

Qonto peut être connecté à Pennylane, tandis que le Compte Pro Pennylane est intégré dans l’environnement Pennylane.

Dans les deux cas, l’intérêt pour le suivi de trésorerie est concret : les mouvements bancaires remontent dans l’environnement comptable, les factures et justificatifs restent proches des opérations correspondantes et vos deux comptables dédiés disposent de la même visibilité sur les encaissements et les dépenses.

Cela permet de préparer la TVA et le bilan au fil de l’eau, mais aussi de repérer beaucoup plus facilement l’écart entre une facture théoriquement échue et l’argent réellement reçu.

Le compte bancaire ne remplace donc pas votre calendrier.

Il permet de vérifier que ce calendrier se réalise réellement.

Si le calendrier devient négatif, agissez sur la date avant de chercher du financement

Votre projection montre maintenant que le compte risque de passer sous le niveau nécessaire avant le prochain encaissement.

Ne commencez pas automatiquement par chercher un crédit.

Regardez d’abord quelles dates peuvent réellement être modifiées.

Côté encaissements :

• pouvez-vous facturer un jalon déjà réalisé ?
• une facture peut-elle être envoyée immédiatement plutôt qu’en fin de mois ?
• un acompte peut-il être prévu sur la prochaine mission ?
• une facture échue doit-elle être relancée aujourd’hui ?

Côté décaissements :

• une dépense non indispensable peut-elle attendre ?
• un investissement prévu immédiatement est-il réellement urgent ?
• certaines dépenses ont-elles été prévues deux fois dans votre projection ?

Vous ne cherchez pas artificiellement à retarder toutes les dépenses.

Vous cherchez à comprendre quelle date provoque réellement le point bas.

L’affacturage répond à un problème différent

Si vos clients paient dans les délais prévus mais que ces délais restent incompatibles avec votre cycle de trésorerie, une solution de financement des créances peut éventuellement être étudiée.

L’affacturage consiste à céder des créances B2B à un factor dans les conditions prévues par le contrat afin notamment d’obtenir un financement sans attendre leur échéance.

Mais ne résumez pas l’opération à « je paie une commission et le risque disparaît ».

Le coût, les créances acceptées, les modalités de recouvrement, les garanties et la prise en charge éventuelle du risque d’impayé dépendent du contrat proposé.

Pour un freelance, cette solution mérite donc d’être comparée au coût réel du décalage qu’elle cherche à financer.

Construisez votre réserve à partir de votre propre calendrier

Il n’existe pas un nombre de mois de trésorerie qui convienne automatiquement à tous les freelances.

Un indépendant qui facture chaque mois plusieurs clients avec peu de charges fixes ne présente pas le même risque qu’un freelance dépendant d’un seul grand compte réglant à échéance longue.

Pour déterminer votre réserve, partez plutôt de votre scénario défavorable réaliste.

Posez-vous quatre questions :

1. Quel est mon point bas normal entre deux encaissements ?
2. Que se passe-t-il si ma plus grosse facture est payée en retard ?
3. Combien de dépenses incompressibles continuent de tomber pendant ce décalage ?
4. Quelle somme me permet de traverser cette période sans dépendre d’un découvert ou d’un paiement personnel ?

Votre réserve de trésorerie commence à avoir un sens lorsqu’elle répond à ces questions.

Elle n’est plus un pourcentage générique trouvé sur Internet.

Elle correspond au fonctionnement réel de votre activité.