Qonto et Fynteo : la comptabilité connectée qui marche toute seule

Vous utilisez déjà Qonto et souhaitez confier votre comptabilité à Fynteo ? Vous n'avez pas besoin de changer de compte professionnel simplement parce que vous changez d'expert-comptable.

Fynteo travaille dans Pennylane et Qonto dispose d'une connexion directe avec cet environnement. Une fois la connexion configurée, les transactions bancaires et certains justificatifs peuvent être synchronisés automatiquement vers Pennylane.

Votre changement de cabinet concerne donc votre comptabilité, pas nécessairement votre banque. Il reste néanmoins une question importante : comment passer de votre ancien cabinet à Fynteo sans perdre l'historique et sans créer de trou dans votre comptabilité ?

Votre compte Qonto n'appartient pas à votre ancien comptable

C'est le premier point à clarifier. Votre compte professionnel reste celui de votre entreprise. Changer de cabinet d'expertise comptable ne signifie donc pas fermer Qonto, remplacer vos cartes, modifier votre IBAN ou demander à vos clients de payer sur un nouveau compte. Vos opérations bancaires continuent normalement.

Ce qui change, c'est l'organisation permettant au nouveau cabinet de récupérer les informations nécessaires à la comptabilité. Avec Fynteo, cette organisation repose principalement sur Pennylane. Qonto dispose actuellement d'une connexion avec Pennylane permettant de synchroniser plusieurs catégories de données.

En revanche, votre ancienne comptabilité doit bien être récupérée

Garder Qonto ne suffit pas pour changer correctement de cabinet. Votre nouveau comptable doit pouvoir reprendre le dossier là où le précédent l'a arrêté. La banque permet de retrouver les mouvements financiers. Elle ne contient pas à elle seule toute la comptabilité.

Selon votre situation et la date du changement, Fynteo peut notamment avoir besoin des éléments comptables déjà produits par l'ancien cabinet, des déclarations fiscales, des balances, des grands livres, des états de rapprochement, des immobilisations ou d'autres documents nécessaires à la continuité du dossier. Le contenu exact dépend de votre entreprise et du moment auquel intervient la reprise.

C'est pour cette raison qu'il faut distinguer deux transferts :

• Qonto vers Pennylane pour les flux bancaires et les données pouvant être synchronisées ;
• ancien cabinet vers Fynteo pour l'historique comptable et fiscal du dossier.

Le premier ne remplace pas le second.

Faites une coupure propre plutôt qu'une reprise approximative

Le risque d'un changement d'expert-comptable n'est pas de perdre votre compte bancaire. Le vrai risque est d'avoir une période traitée deux fois ou, à l'inverse, par personne.

Imaginez que votre ancien cabinet ait tenu votre comptabilité jusqu'au 30 juin. Fynteo doit savoir précisément ce qui a déjà été comptabilisé et déclaré avant de poursuivre le traitement à partir de juillet.

La bonne question n'est donc pas « Est-ce que Qonto est connecté ? » mais : « Jusqu'à quelle date mon ancien cabinet a-t-il réellement traité mon dossier ? »

Cette date sert de frontière. Les transactions bancaires permettent ensuite de contrôler la continuité entre les deux périodes.

Une fois chez Fynteo, Qonto peut alimenter Pennylane directement

Après la reprise du dossier, le fonctionnement courant devient plus simple. Pennylane dispose d'une connexion API directe avec Qonto. La documentation actuelle indique que les transactions et les justificatifs déjà associés dans Qonto peuvent être synchronisés automatiquement vers Pennylane. Le flux bancaire est actuellement synchronisé trois fois par jour.

Qonto propose également des flux distincts pour les factures clients et les factures fournisseurs lorsque la configuration et les offres utilisées permettent leur activation. La documentation Qonto indique actuellement un flux bancaire pour les transactions et pièces jointes, un flux de factures clients et un flux de factures fournisseurs. Les flux de factures sont actuellement exécutés automatiquement toutes les trois heures et le flux bancaire trois fois par jour.

Cela évite notamment de reconstruire chaque mois le même circuit à partir d'exports bancaires. Mais cela ne signifie pas que la comptabilité se fait réellement toute seule.

Ce que vous continuez à faire après la connexion

Votre rôle devient plus léger, mais il ne disparaît pas. Lorsqu'un achat professionnel est réalisé, la transaction bancaire ne contient pas toujours toutes les informations nécessaires à son traitement.

Il peut encore être nécessaire de :

• conserver ou récupérer la facture ;
• associer le justificatif à la transaction ;
• expliquer une opération inhabituelle ;
• préciser qu'une dépense a été réglée personnellement ;
• répondre lorsqu'une opération ne peut pas être identifiée correctement.

Pennylane précise également qu'un justificatif ajouté dans Qonto après la synchronisation initiale d'une transaction n'est pas systématiquement garanti d'être importé automatiquement. Le bon réflexe consiste donc à ajouter les justificatifs au fil de l'eau. Vous évitez ainsi de devoir rechercher plusieurs mois plus tard une facture correspondant à une ligne bancaire devenue difficile à identifier.

Ce que Fynteo récupère ne lui donne pas les clés de votre banque

Une connexion comptable ne doit pas être confondue avec la remise de vos identifiants bancaires. L'intégration Qonto-Pennylane fonctionne avec une autorisation de connexion entre les services. Vous ne devez donc pas transmettre votre mot de passe Qonto au cabinet pour permettre la synchronisation.

Qonto prévoit également un rôle spécifique destiné aux comptables, avec des permissions adaptées à la consultation et au traitement des données nécessaires à leur mission. Les droits disponibles dépendent du rôle et de l'offre utilisée.

Cette séparation est importante. Votre comptable a besoin d'accéder aux informations nécessaires à la tenue du dossier. Il n'a pas besoin de devenir titulaire de votre compte bancaire.

Il existe un point de maintenance à ne pas oublier

Une connexion automatique n'est pas nécessairement éternelle. Qonto et Pennylane indiquent actuellement que le flux bancaire doit être reconnecté tous les 180 jours pour continuer à se synchroniser. Des rappels sont prévus avant l'expiration de l'autorisation. Si la reconnexion n'est pas effectuée, la synchronisation peut être suspendue jusqu'à son renouvellement.

C'est un bon exemple de la différence entre une comptabilité connectée et une comptabilité qui fonctionnerait réellement sans aucune intervention. L'automatisation réduit les manipulations répétitives. Elle ne supprime ni la maintenance des connexions, ni les justificatifs, ni les contrôles du comptable.

Vous n'avez pas encore Qonto ? Fynteo recommande aussi le Compte Pro Pennylane

Cet article concerne principalement les entrepreneurs déjà équipés de Qonto. Si vous n'avez pas encore choisi votre compte professionnel, Fynteo recommande deux solutions à égalité :

• Qonto connecté à Pennylane ;
• le Compte Pro Pennylane, opéré par Swan.

Qonto permet de conserver un environnement bancaire distinct connecté à l'outil comptable. Le Compte Pro Pennylane est directement intégré à l'environnement Pennylane utilisé pour la gestion et la comptabilité. Qonto et le Compte Pro Pennylane sont les deux meilleures options pour travailler avec Fynteo.

Il n'est donc pas nécessaire de quitter Qonto pour rejoindre le cabinet et, inversement, un nouveau client Fynteo n'est pas obligé d'ouvrir Qonto. Le choix dépend de votre organisation et de vos besoins bancaires.

Avant de quitter votre ancien cabinet, vérifiez ces six points

Un changement bien préparé évite beaucoup plus de travail qu'une migration lancée dans l'urgence. Avant la reprise, assurez-vous de pouvoir répondre clairement à ces questions :

1. Quelle est la dernière période comptable entièrement traitée par mon ancien cabinet ?
2. Quelle est la dernière déclaration de TVA déposée, si mon entreprise est concernée ?
3. Quels travaux de clôture ont déjà été réalisés ?
4. Les documents comptables et fiscaux nécessaires à la reprise ont-ils été transmis ?
5. Mes opérations Qonto sont-elles correctement documentées pour la période récente ?
6. À partir de quelle date Fynteo prend-il effectivement en charge le dossier ?

Vous n'avez pas besoin de connaître tous les détails techniques de la migration. En revanche, cette frontière doit être claire. C'est elle qui permet à Fynteo de poursuivre la comptabilité sans recommencer inutilement ce qui a déjà été fait et sans laisser une période sans traitement.