Piloter sa trésorerie au quotidien quand la banque est reliée à la comptabilité

Votre compte affiche 42 000 € : pouvez-vous dépenser 15 000 € ?

C'est probablement la mauvaise question à poser à votre application bancaire.

Le solde du compte répond correctement à une seule question : combien d'argent se trouve actuellement sur ce compte ?

Il ne vous dit pas nécessairement ce qui doit encore sortir.

Une partie de cette somme peut déjà être destinée à payer des factures fournisseurs. Des échéances fiscales ou sociales peuvent approcher. Des factures clients peuvent au contraire être attendues dans les prochaines semaines. Une dépense exceptionnelle peut également être prévue sans encore apparaître dans la banque.

Votre première décision ne doit donc pas partir uniquement de 42 000 €. Elle doit partir de ce qui reste lorsque vous replacez ce solde dans les flux connus des prochaines semaines.

Dans Pennylane, trois couches peuvent se superposer au solde bancaire

Chez Fynteo, le pilotage et la comptabilité sont réalisés dans Pennylane. Le plan de trésorerie peut notamment combiner plusieurs catégories d’informations.

Le réalisé

Ce sont les flux qui ont effectivement eu lieu. Les transactions bancaires synchronisées permettent de partir des encaissements et décaissements déjà constatés. Cette partie répond à la question : qu'est-ce qui s'est réellement passé ?

L'à venir

Certaines entrées et sorties ne sont pas encore visibles sur le compte bancaire mais sont déjà connues. Une facture client possède une échéance. Une facture fournisseur doit être payée. Une transaction du Compte Pro Pennylane peut être programmée. Certaines échéances de TVA peuvent également alimenter le prévisionnel lorsque les paramètres correspondants sont activés.

Cette couche répond à une deuxième question : qu'est-ce qui est déjà engagé ou attendu ?

La prévision

Il reste enfin les événements qui ne sont pas encore matérialisés par une facture ou une transaction. Vous envisagez une embauche. Vous prévoyez un investissement. Vous savez qu'une dépense annuelle arrivera dans trois mois. Vous anticipez une période plus faible commercialement.

Ces hypothèses peuvent être ajoutées au prévisionnel pour tester leur effet sur la trésorerie. Vous passez alors d'une lecture du passé à une projection.

Décision n°1 : puis-je augmenter ma rémunération ?

Votre société dispose de davantage de trésorerie que prévu. Vous envisagez d'augmenter votre rémunération ou de vous verser une prime.

Avant de décider, ouvrez le plan de trésorerie plutôt que le seul compte bancaire. Regardez d'abord les sorties déjà identifiées. Puis les factures fournisseurs restant à payer. Puis les échéances fiscales et sociales connues ou estimées. Enfin, observez les encaissements clients attendus.

Le tableau de trésorerie ne décide pas du montant de votre rémunération. Il permet en revanche de voir son effet sur la capacité de paiement de l'entreprise. Et cette vérification doit rester distincte du calcul fiscal et social de la rémunération elle-même.

Décision n°2 : quel client dois-je relancer en premier ?

Trois clients vous doivent de l'argent. Le premier vous doit une petite facture en retard depuis plusieurs semaines. Le deuxième représente une somme beaucoup plus importante mais son échéance vient seulement d'arriver. Le troisième doit payer le mois prochain.

Une simple liste de factures impayées ne raconte donc pas toute l'histoire. Lorsque facturation et trésorerie sont suivies dans le même environnement, vous pouvez rapprocher le montant, l'échéance et l'effet attendu de l'encaissement sur votre trésorerie.

Une relance client n'est plus seulement une tâche administrative. Elle peut devenir une action de pilotage. Si votre projection fait apparaître une tension dans trois semaines, les créances dont l'encaissement est attendu avant cette date deviennent immédiatement plus importantes à surveiller.

Décision n°3 : puis-je payer ce fournisseur maintenant ?

Une facture fournisseur est arrivée. Vous avez suffisamment d'argent sur le compte pour la régler immédiatement. Mais « avoir suffisamment aujourd'hui » ne signifie pas automatiquement « pouvoir payer sans conséquence ».

Regardez les autres sorties qui arrivent avant vos prochains encaissements. Si plusieurs paiements importants se concentrent sur la même période, la date du règlement devient elle-même une donnée de gestion.

L'objectif n'est évidemment pas de dépasser les échéances contractuelles. Il est de savoir ce que chaque paiement fait à votre courbe de trésorerie avant de le déclencher.

Avec le Compte Pro Pennylane, les transactions programmées peuvent, lorsque la fonctionnalité correspondante est activée, être intégrées au plan de trésorerie à leur date prévue. Cela permet de visualiser un décaissement avant qu'il n'apparaisse dans le réalisé bancaire.

Décision n°4 : l'entreprise peut-elle absorber un recrutement ou un investissement ?

C'est ici qu'un prévisionnel devient plus utile qu'un simple suivi du compte. Supposons que vous envisagiez un recrutement. La banque ne peut pas encore vous montrer son coût : aucune dépense n'a eu lieu. La comptabilité passée ne le peut pas davantage. Il faut créer une hypothèse.

Ajoutez les décaissements prévus au scénario et observez ce qui arrive à la trésorerie dans les mois suivants. Faites ensuite varier une deuxième hypothèse : un client paie avec retard. Puis une troisième : votre chiffre d'affaires est inférieur aux prévisions pendant un mois.

Vous ne cherchez pas à prédire exactement le futur. Vous cherchez à savoir si la décision reste supportable lorsque le futur est un peu moins favorable que prévu.

La TVA mérite une ligne à part

La TVA crée une confusion fréquente dans le pilotage. Un encaissement client peut augmenter immédiatement votre compte bancaire alors qu'une partie de cette somme correspond à de la TVA collectée.

Mais il serait tout aussi trompeur de considérer qu'un simple pourcentage du solde bancaire constitue automatiquement votre prochaine TVA à payer. Le montant dépend notamment des opérations comptabilisées, de la TVA collectée, de la TVA déductible et du régime applicable.

Dans Pennylane, les échéances de TVA issues des déclarations peuvent être intégrées au plan de trésorerie lorsque cette option est activée. Le prévisionnel permet alors de faire apparaître cette future sortie dans la période concernée.

Le montant affiché dans un outil de pilotage reste à distinguer de la déclaration effectivement contrôlée et télétransmise par le cabinet.

Une banque connectée ne rend pas automatiquement la projection fiable

Vous pouvez synchroniser parfaitement votre compte et obtenir malgré tout un mauvais prévisionnel. Imaginez que toutes vos transactions bancaires remontent correctement mais que :

• les échéances de vos factures clients ne sont pas à jour ;
• plusieurs factures fournisseurs manquent ;
• un investissement prévu n'a jamais été ajouté ;
• un retard de paiement client connu n'a pas été reporté ;
• certains flux futurs sont comptés deux fois.

La connexion bancaire améliore la qualité et la rapidité du réalisé. Elle ne connaît pas automatiquement toutes les décisions futures de l'entreprise. C'est pourquoi le dirigeant conserve un rôle essentiel : signaler ce que la banque ne peut pas encore savoir.

Le test le plus utile consiste à modifier une seule date

Prenez une facture client importante attendue dans votre prévisionnel. Décalez mentalement son paiement de quinze jours. Que se passe-t-il ?

Si aucune difficulté n'apparaît, votre trésorerie dispose d'une marge. Si le solde projeté devient immédiatement critique, vous venez d'identifier une dépendance.

Vous pouvez reproduire ce test avec :

• un gros règlement fournisseur ;
• une échéance fiscale ;
• un recrutement ;
• un investissement ;
• une baisse temporaire des encaissements.

Cette méthode transforme le prévisionnel en outil de décision. Le chiffre intéressant n'est plus seulement le solde prévu. C'est la sensibilité de ce solde lorsque quelque chose ne se déroule pas exactement comme prévu.

Qonto ou Compte Pro Pennylane : ce qui compte chez Fynteo

Pour travailler avec Fynteo, Qonto et le Compte Pro Pennylane sont les deux meilleures options que nous recommandons à égalité lorsque leurs fonctionnalités correspondent aux besoins de l'entreprise.

Le Compte Pro Pennylane, opéré par Swan, se trouve directement dans l'environnement utilisé pour la comptabilité. Qonto se connecte nativement à Pennylane.

Dans les deux cas, l'intérêt pour le pilotage est de rapprocher le compte professionnel, les transactions et les justificatifs de l'environnement comptable utilisé par Fynteo.

Les mouvements bancaires remontent sans attendre l'envoi d'un relevé PDF. Les justificatifs peuvent être centralisés plus près des opérations et vos deux comptables dédiés disposent d'une visibilité partagée pour effectuer les rapprochements et préparer la TVA et le bilan progressivement.

Mais cette organisation ne transforme pas automatiquement chaque chiffre affiché en donnée définitive. Une opération mal qualifiée, une facture absente ou une hypothèse future non renseignée peut toujours modifier l'analyse. La technologie raccourcit le délai entre l'événement et son traitement. Le contrôle comptable reste nécessaire.

Votre routine de trésorerie peut tenir en dix minutes

Une fois par semaine, ouvrez votre plan de trésorerie avec quatre questions.

1. 1Qu'est-ce qui a changé depuis la semaine dernière ?Regardez les encaissements importants, les sorties inhabituelles et les écarts par rapport à ce qui était attendu.
2. 2Quel argent doit sortir prochainement ?Vérifiez les fournisseurs, échéances fiscales et sociales et autres décaissements connus.
3. 3Quel argent attendu risque d’arriver en retard ?Identifiez les factures clients qui peuvent modifier la projection.
4. 4Quelle décision nouvelle la banque ne connaît-elle pas encore ?Ajoutez les investissements, recrutements ou dépenses importantes que vous envisagez réellement.

Cette routine ne remplace ni la comptabilité ni un prévisionnel financier détaillé. Elle évite simplement de prendre une décision importante à partir du seul solde affiché par la banque.