Compte pro et comptabilité : pourquoi synchroniser sa banque change la donne

Regardez ce qui arrive réellement après un paiement par carte

Vous payez une dépense professionnelle. Pour vous, l’opération est terminée. Pour la comptabilité, elle commence.

Une ligne bancaire indique généralement un montant, une date et un libellé. Elle ne suffit pas toujours à déterminer :

• ce que vous avez acheté
• si la dépense est professionnelle
• le fournisseur exact
• le montant hors taxes
• la TVA éventuellement déductible
• la bonne catégorie comptable
• la période à laquelle rattacher la dépense

C’est la facture qui apporte une grande partie de ces informations.

Le problème d’une comptabilité mal organisée apparaît donc dans l’espace situé entre ces deux éléments : d’un côté le paiement, de l’autre son justificatif.

Plus cet espace nécessite d’exports, d’e-mails, de recherches et de relances, plus la comptabilité demande du travail administratif.

Une connexion bancaire ne remplace pas la facture

C’est une confusion fréquente.

Une transaction de 240 € apparaît dans le compte professionnel. Cela prouve qu’un paiement de 240 € a eu lieu. Cela ne prouve pas automatiquement que 40 € de TVA sont récupérables.

Pour exercer son droit à déduction, l’entreprise doit notamment disposer d’un justificatif conforme, généralement une facture, et la dépense doit répondre aux conditions du droit à déduction.

Le compte bancaire et la facture jouent donc deux rôles différents : le compte prouve le mouvement financier ; la facture documente l’opération et permet notamment de vérifier son traitement fiscal.

Une bonne organisation comptable consiste à rapprocher les deux le plus tôt possible.

Comptez les manipulations nécessaires pour obtenir une dépense exploitable

Prenons une dépense payée par carte.

Dans une organisation très manuelle, son parcours peut ressembler à ceci : paiement bancaire → relevé → export bancaire → transmission au cabinet → recherche du justificatif → transmission du justificatif → rapprochement → qualification comptable.

Avec un compte correctement synchronisé avec l’environnement comptable, le circuit peut être raccourci : paiement bancaire → remontée du mouvement → ajout ou récupération du justificatif → rapprochement → contrôle comptable.

La différence n’est pas spectaculaire sur une seule dépense. Elle le devient lorsque l’entreprise répète ce circuit sur des dizaines ou des centaines d’opérations.

Synchronisation bancaire, rapprochement et comptabilisation ne veulent pas dire la même chose

Ces trois notions sont souvent regroupées sous le mot « automatisation ». Pourtant, elles correspondent à des opérations différentes.

La synchronisation bancaire permet de faire remonter les transactions du compte dans l’environnement de gestion ou de comptabilité.

Le rapprochement consiste à associer un mouvement bancaire à la pièce ou à l’opération correspondante.

La comptabilisation consiste à enregistrer correctement l’opération dans les comptes avec sa nature, son traitement fiscal et, lorsque cela s’applique, sa TVA.

Une opération peut donc être synchronisée sans être correctement justifiée. Elle peut être rapprochée d’un document sans que son traitement fiscal soit automatiquement évident. Et certaines opérations nécessitent toujours une analyse.

C’est notamment le cas d’une dépense mixte, d’une immobilisation, d’une opération étrangère, d’un remboursement, d’un mouvement avec un associé ou d’une facture dont la TVA obéit à une règle particulière.

Automatiser le transport de l’information n’automatise pas toutes les décisions comptables.

Ce que Qonto et le Compte Pro Pennylane changent dans l’organisation Fynteo

Fynteo utilise Pennylane comme environnement de travail comptable et financier. Deux configurations sont particulièrement adaptées à cette organisation.

Qonto connecté à Pennylane

Qonto dispose d’une intégration avec Pennylane. La documentation Qonto indique notamment que, selon la configuration utilisée, cette intégration permet de synchroniser automatiquement les transactions bancaires et de récupérer des factures d’achat et de vente dans Pennylane.

Le dirigeant conserve ainsi son environnement Qonto pour ses opérations bancaires tout en permettant la circulation de données utiles vers Pennylane.

Le Compte Pro Pennylane

Le Compte Pro est directement intégré à l’environnement Pennylane et est opéré avec Swan.

Pennylane indique notamment que cette configuration permet de centraliser le compte professionnel, la comptabilité et la gestion financière, de suivre les transactions et de faciliter la collecte des justificatifs et la réconciliation comptable.

Le dirigeant limite alors le passage entre plusieurs interfaces pour les opérations prises en charge dans cet environnement.

Deux options, un même objectif chez Fynteo

Fynteo ne vous impose pas de choisir l’une plutôt que l’autre.

Qonto et le Compte Pro Pennylane sont les deux meilleures options pour travailler avec Fynteo.

Le choix dépend surtout de l’environnement que vous préférez utiliser au quotidien. Pour le cabinet, l’objectif reste identique : disposer de flux bancaires correctement remontés, récupérer les justificatifs au fil de l’eau et limiter les recherches de pièces plusieurs semaines après le paiement.

Le vrai gain apparaît lorsqu’une facture manque

C’est paradoxal. Pour mesurer l’intérêt d’un compte connecté, regardez moins les opérations parfaitement documentées que celles qui ne le sont pas.

Une transaction apparaît. Aucun justificatif n’est associé. Le comptable sait alors qu’une pièce manque.

L’anomalie peut être identifiée pendant que l’achat est encore récent et que le dirigeant sait où retrouver la facture. Dans une organisation où les flux sont transmis beaucoup plus tard, la même recherche peut intervenir plusieurs semaines ou plusieurs mois après le paiement.

Le problème n’est donc pas seulement le temps nécessaire pour saisir une facture. C’est aussi le délai entre le moment où une information manque et le moment où quelqu’un s’en aperçoit.

Ce délai compte particulièrement pour la TVA. L’administration rappelle que le droit à déduction doit notamment être justifié par un document, généralement une facture, et que les biens ou services concernés doivent être affectés à des opérations ouvrant droit à déduction.

Le tableau de bord n’est fiable que si les données qui l’alimentent le sont

Connecter la banque permet d’obtenir plus rapidement les flux. Mais un solde bancaire n’est pas un résultat comptable.

Votre compte peut contenir 30 000 € alors qu’une partie de cette somme devra servir à payer :

• la TVA
• les fournisseurs
• les cotisations sociales
• l’impôt
• des remboursements
• d’autres charges déjà engagées

De la même manière, une dépense bancaire ne devient pas automatiquement une charge fiscalement déductible.

L’intérêt d’une comptabilité alimentée régulièrement est donc de transformer progressivement les mouvements financiers en informations exploitables. Le dirigeant peut alors suivre sa situation avec des données plus complètes que le simple solde de son compte.

La clôture annuelle commence en réalité pendant l’année

Le bilan n’est pas une opération qui devrait commencer lorsque l’exercice est déjà terminé.

À la clôture, le cabinet doit notamment vérifier les comptes, rechercher les pièces manquantes, traiter les opérations de fin d’exercice et établir les états nécessaires.

Plus les opérations courantes ont été documentées pendant l’année, moins la clôture consiste à reconstruire douze mois d’activité.

Cela ne supprime pas les travaux de bilan. Les amortissements, provisions, rattachements de charges et produits, contrôles de comptes et autres écritures d’inventaire restent nécessaires selon le dossier.

Mais il existe une différence importante entre contrôler une comptabilité tenue progressivement et reconstituer des opérations plusieurs mois après leur paiement.

C’est principalement là qu’un compte bien connecté améliore l’organisation du dossier.

Pour une société en création, le compte intervient encore plus tôt

Lors de la constitution d’une société commerciale avec capital, le dépôt du capital intervient avant l’immatriculation. Le compte ou le service choisi peut donc entrer dans votre organisation avant même la première facture client.

Service Public rappelle que la création d’une société commerciale telle qu’une SAS ou une SARL nécessite le dépôt du capital social sur un compte professionnel dédié.

Le Compte Pro Pennylane propose un parcours de dépôt de capital avec Swan et un notaire partenaire.

La documentation Pennylane indique qu’après constitution et validation complète du dossier, Swan procède à sa vérification avant transmission au notaire chargé de délivrer le certificat de dépôt.

Les délais peuvent varier selon l’étape et la complétude du dossier : il est donc préférable de ne pas construire son calendrier d’immatriculation sur une promesse générique de quelques heures.

Si vous conservez une autre banque, posez-vous surtout ces questions

Vous n’avez pas besoin de changer d’établissement simplement parce qu’un article vous présente un compte connecté. Commencez plutôt par observer votre organisation actuelle.

• Vos flux bancaires remontent-ils correctement dans votre outil comptable ?
• Les justificatifs sont-ils transmis facilement ?
• Votre comptable peut-il identifier rapidement une pièce manquante ?
• Les factures sont-elles retrouvées pendant que les dépenses sont encore récentes ?
• Pouvez-vous expliquer les opérations non catégorisées sans rechercher plusieurs mois d’e-mails ?

La réponse à ces questions est plus utile qu’un classement abstrait des banques.

Une banque peut parfaitement convenir à vos besoins financiers tout en nécessitant davantage de manipulations comptables. À l’inverse, une intégration très poussée avec votre outil comptable n’est intéressante que si les services bancaires proposés correspondent également aux besoins réels de votre entreprise.