Justifier ses kilomètres professionnels : le relevé qui tient en cas de contrôle

Prenons une seule ligne de votre relevé

Vous avez inscrit :

Cette ligne paraît complète. Maintenant, imaginons qu'elle soit contrôlée.

La première question n'est pas : « Avez-vous utilisé Excel ou une application ? » La question est : pouvez-vous expliquer ce déplacement ?

• Le rendez-vous apparaît peut-être dans votre agenda.
• Un mail confirme l'heure et l'adresse du client.
• Une facture ou un dossier client montre que vous travailliez effectivement avec cette entreprise.
• L'itinéraire permet de retrouver une distance cohérente.

Pris séparément, chacun de ces éléments raconte seulement une partie de l'histoire. Ensemble, ils rendent les 46 kilomètres beaucoup plus faciles à justifier.

Maintenant, effacez le motif

La ligne devient :

La distance existe toujours. Mais pourquoi avez-vous roulé ? Rendez-vous avec un client ? Formation ? Banque ? Fournisseur ? Déplacement personnel ? Le relevé devient beaucoup moins parlant.

Un motif suffisamment précis permet de rattacher le trajet à votre activité. « Déplacement professionnel » apporte peu d'information. « Rendez-vous client Dupont » est déjà plus exploitable. « Réunion de présentation du projet Dupont » permet encore plus facilement de retrouver le dossier correspondant plusieurs mois plus tard.

L'objectif n'est pas d'écrire un compte rendu dans votre relevé. Il est de pouvoir retrouver pourquoi l'entreprise ou l'activité devait supporter ce déplacement.

Effacez maintenant le véhicule

Vous utilisez toute l'année votre voiture personnelle. Puis, pendant quelques semaines, vous prenez également un second véhicule. Additionner tous les kilomètres dans une seule ligne annuelle devient problématique.

Lorsque plusieurs véhicules sont utilisés professionnellement, le calcul au barème doit être effectué séparément pour chacun. Le véhicule compte notamment parce que le barème dépend de sa catégorie, de sa puissance fiscale et du kilométrage professionnel annuel qui lui est propre.

Votre dossier doit donc permettre d'identifier le véhicule réellement utilisé. Conservez notamment la carte grise correspondante. Si plusieurs véhicules servent à vos déplacements professionnels, ajoutez simplement une colonne « Véhicule » dans votre relevé.

Faites subir le test du mardi 14 avril à votre relevé

Choisissez au hasard une ancienne journée de votre relevé. Ne prenez pas celle d'hier. Prenez une date située plusieurs mois auparavant. Puis essayez de répondre à ces questions :

1. Où suis-je allé ?
2. Pourquoi ce déplacement était-il professionnel ?
3. Quel véhicule ai-je utilisé ?
4. Comment ai-je déterminé la distance ?
5. Puis-je retrouver au moins un élément extérieur au relevé qui confirme le déplacement ?

Si vous pouvez répondre rapidement, votre suivi remplit son rôle. Si vous devez reconstruire toute la journée à partir de vos souvenirs, votre système de suivi est probablement trop fragile.

Google Maps calcule une distance, il ne prouve pas le rendez-vous

Un calcul d'itinéraire peut vous aider à déterminer la distance entre deux points. Il ne démontre pas à lui seul que vous avez réellement effectué le trajet ni qu'il avait un caractère professionnel. C'est une distinction importante.

Votre outil de cartographie répond à la question : « Quelle distance sépare ces deux adresses ? » Votre relevé et les pièces qui l'accompagnent doivent répondre à une autre question : « Pourquoi cette distance fait-elle partie de mes déplacements professionnels ? »

C'est pour cette raison qu'un relevé doit rester cohérent avec la réalité de votre activité.

Votre agenda peut devenir une deuxième couche de preuve

Vous n'avez pas besoin d'attacher une facture à chaque ligne du relevé kilométrique. En revanche, les autres traces laissées naturellement par votre activité peuvent permettre de confirmer un déplacement :

• rendez-vous enregistré dans l'agenda ;
• mail fixant une réunion ;
• facture ou dossier du client concerné ;
• convocation à une formation ;
• ticket de péage ;
• facture de stationnement ;
• compte rendu d'intervention ;
• autre document daté correspondant au déplacement.

Ces éléments ne remplacent pas nécessairement le relevé. Ils permettent surtout de le recouper. Un déplacement isolé devient alors beaucoup plus facile à expliquer plusieurs mois ou plusieurs années plus tard.

Une distance parfaitement ronde n'est pas forcément fausse

Vous avez effectué dix fois le même trajet chez un client. La distance peut évidemment être identique à chaque fois. Le problème n'est donc pas qu'un relevé comporte des distances répétitives. Le problème apparaît lorsque les données ne correspondent plus à l'activité réelle.

Prenez par exemple un relevé indiquant plusieurs rendez-vous chez un client alors que l'agenda montre uniquement des visioconférences. Ou une journée comportant deux déplacements dans des directions incompatibles avec les horaires enregistrés. Ou encore un kilométrage professionnel annuel difficilement compatible avec le kilométrage total réellement parcouru par le véhicule.

Ce sont ces incohérences qu'un suivi régulier permet de détecter avant qu'elles deviennent difficiles à expliquer.

Votre compteur sert surtout de contrôle de cohérence

Vous n'avez pas besoin de photographier votre compteur avant et après chaque rendez-vous pour utiliser le barème kilométrique. En revanche, le kilométrage général du véhicule peut servir de contrôle.

Imaginez que votre relevé fasse apparaître un nombre de kilomètres professionnels supérieur à l'ensemble des kilomètres réellement parcourus par la voiture sur la même période. Le problème devient immédiatement visible.

Les factures d'entretien, le contrôle technique ou d'autres documents mentionnant le kilométrage peuvent donc aider à vérifier la cohérence générale de votre relevé. Ils ne remplacent pas le détail des déplacements professionnels.

Si vous reconstruisez une ancienne année, ne transformez pas vos souvenirs en certitudes

Vous n'avez conservé aucun relevé détaillé. Il reste parfois possible de retrouver une partie des déplacements à partir d'éléments datés :

• agenda ;
• factures clients ;
• mails ;
• historique de rendez-vous ;
• péages ;
• stationnements ;
• comptes rendus ;
• autres documents contemporains des déplacements.

Reconstituez uniquement ce que ces éléments permettent réellement d'étayer. Une reconstitution fondée sur des documents existants est différente d'une estimation globale du type « environ 12 000 kilomètres professionnels cette année ».

Et une fois la période reconstituée, mettez en place un suivi régulier pour les déplacements suivants.

Avant de totaliser l'année, contrôlez cinq choses

À la fin de la période, ne commencez pas directement par appliquer le barème. Contrôlez d'abord votre relevé :

1. chaque trajet retenu correspond à un déplacement professionnel identifiable ;
2. la distance utilisée peut être expliquée ;
3. le véhicule correspondant est identifiable ;
4. les kilomètres sont séparés par véhicule lorsque plusieurs véhicules ont été utilisés ;
5. le total reste cohérent avec les autres informations disponibles sur votre activité et votre véhicule.

Vous pouvez ensuite consolider les kilomètres professionnels et appliquer le barème correspondant. Pour comprendre ce que ce barème couvre déjà et les dépenses qui peuvent éventuellement rester en dehors, consultez également les guides Fynteo « Frais réels du véhicule ou barème kilométrique : comment choisir » et « Péages, parking, carburant : ce qui s'ajoute au barème et ce qui n'y a pas sa place ».