Avec l'application mobile Pennylane, vous pouvez photographier un ticket ou une facture papier et l'envoyer directement dans votre dossier. L'OCR lit ensuite certaines informations du document, notamment le fournisseur, le montant ou la TVA lorsqu'elles sont présentes.
Avec l'application mobile Pennylane, vous pouvez photographier un ticket ou une facture papier et l'envoyer directement dans votre dossier. L'OCR lit ensuite certaines informations du document, notamment le fournisseur, le montant ou la TVA lorsqu'elles sont présentes.
La photo ne corrige toutefois pas un mauvais justificatif. Avant de l'envoyer, vérifiez surtout trois choses : le document est complet, les informations utiles sont lisibles et il permet de comprendre ce que l'entreprise a réellement acheté.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Importer un justificatif depuis l'application mobile » et « Importer et soumettre des notes de frais dans l'application mobile », septembre 2026.
Avant de photographier, posez-vous une question : qu'avez-vous entre les mains ?
Ticket de caisse, facture, reçu de carte bancaire et confirmation de commande ne racontent pas la même chose.
Un reçu délivré par le terminal de paiement prouve principalement qu'un paiement a eu lieu. Il ne suffit pas nécessairement à identifier la nature de l'achat ou la TVA correspondante.
Une facture ou un ticket détaillé contient davantage d'informations sur l'opération.
Avant même d'ouvrir Pennylane, regardez donc votre document.
Si vous ne pouvez pas comprendre ce qui a été acheté en le lisant, votre comptable risque d'avoir exactement le même problème.
Prenons votre justificatif de haut en bas
Plutôt que de chercher une photo parfaite, vérifiez que les zones importantes du document restent exploitables.
En haut : peut-on identifier le fournisseur ?
Le nom du fournisseur doit être visible.
Selon la nature du document et de l'opération, d'autres informations d'identification peuvent également apparaître.
Ne coupez donc pas automatiquement le haut du ticket sous prétexte de rapprocher l'appareil photo du montant.
Au milieu : sait-on ce que vous avez acheté ?
C'est souvent la partie la plus importante et la plus négligée.
Le montant bancaire ne dit pas si l'entreprise a acheté un repas, du matériel, du carburant ou une dépense personnelle.
Lorsque le document détaille les biens ou services achetés, photographiez cette partie intégralement.
Si un contexte supplémentaire est nécessaire, Pennylane permet également d'ajouter des commentaires aux transactions, factures et notes de frais depuis l'application mobile.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Commenter un document dans l'application mobile », septembre 2026.
Plus bas : la TVA est-elle réellement identifiable ?
Ne cherchez pas à reconstituer vous-même la TVA à partir du TTC avant d'envoyer le document.
Lorsque la TVA figure sur le justificatif, assurez-vous simplement que les informations correspondantes sont lisibles.
L'OCR de Pennylane peut extraire des informations du document, mais l'utilisateur doit les vérifier et les corriger lorsque la lecture automatique n'est pas exacte.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, septembre 2026.
Tout en bas : le total est-il encore visible ?
Les tickets longs sont faciles à couper.
Pennylane permet justement de photographier plusieurs pages pour un même justificatif lorsqu'un document ne tient pas correctement sur une seule photo.
Vous n'avez donc pas besoin de prendre votre ticket de très loin uniquement pour le faire entrer dans l'image.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Importer un justificatif depuis l'application mobile », septembre 2026.
La photo est floue ? Ne comptez pas sur l'OCR pour la sauver
L'OCR facilite la saisie. Il ne transforme pas une information illisible en information fiable.
Pennylane recommande que le document soit correctement cadré, suffisamment éclairé et que les écritures soient lisibles.
L'application détecte le document pendant la prise de vue et permet ensuite de contrôler la photo avant son import.
Si le résultat est mauvais, reprenez simplement la photo.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Importer un justificatif depuis l'application mobile », septembre 2026.
Pour les tickets imprimés sur papier thermique, faites-le rapidement. Leur impression peut s'altérer avec le temps, la chaleur ou les frottements.
Dans Pennylane, « facture fournisseur » et « note de frais » ne désignent pas la même situation
C'est une distinction particulièrement utile.
Vous venez de payer une dépense avec l'argent de l'entreprise ?
Dans le parcours d'import mobile, Pennylane permet de la transmettre comme facture fournisseur.
Vous avez avancé personnellement une dépense que l'entreprise doit vous rembourser ?
Il s'agit alors du parcours note de frais.
Pennylane présente lui-même la distinction de cette manière dans son application mobile :
- facture fournisseur : dépense faite par l'entreprise ;
- note de frais : dépense faite personnellement et destinée à être remboursée.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Importer un justificatif depuis l'application mobile », septembre 2026.
Cette distinction évite une confusion fréquente : toutes les factures photographiées avec un téléphone ne sont pas des notes de frais.
Une fois la photo prise, votre travail n'est pas encore terminé
Après l'analyse du document, Pennylane préremplit certaines informations grâce à l'OCR.
Vous devez les relire.
Pour une note de frais, l'application demande notamment de vérifier ou compléter les informations nécessaires au traitement, comme le montant, la TVA, le type de dépense et le motif.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Importer et soumettre des notes de frais dans l'application mobile », septembre 2026.
Une photo nette avec un montant mal interprété par l'OCR doit donc être corrigée avant l'envoi.
Le bon automatisme n'est pas :
photo puis oubli.
C'est :
photo, contrôle rapide, envoi.
Vous avez déjà le PDF ? Ne le photographiez pas
Une facture reçue par email n'a pas besoin d'être imprimée puis photographiée.
Pennylane permet d'importer directement des fichiers depuis les documents du téléphone. Les formats numériques peuvent donc être transmis sans passer par l'appareil photo.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, septembre 2026.
C'est préférable à une photographie d'écran, qui ajoute une transformation inutile et peut dégrader la lisibilité du document.
Avec Qonto ou le Compte Pro Pennylane, le justificatif reste proche du paiement
Chez Fynteo, nous travaillons sur Pennylane et recommandons en priorité deux organisations : le Compte Pro Pennylane, opéré avec Swan, et Qonto connecté à Pennylane.
L'intérêt pour les justificatifs est très concret.
La transaction bancaire et la pièce correspondante peuvent se retrouver dans le même environnement comptable, ce qui limite les recherches plusieurs semaines plus tard.
Avec le Compte Pro Pennylane, le compte est directement intégré à l'environnement Pennylane.
Avec Qonto, les transactions et les justificatifs associés peuvent être synchronisés vers Pennylane grâce à la connexion disponible entre les deux solutions.
Dans les deux cas, l'objectif chez Fynteo est le même : récupérer la pièce au moment où elle existe encore, plutôt que de vous demander plusieurs mois plus tard à quoi correspond une ancienne dépense.
Vos justificatifs vous prennent trop de temps ?
Un expert Fynteo vous rappelle et vous montre l'organisation la plus simple entre votre compte professionnel et votre comptabilité.
Attention : prendre une photo ne signifie pas automatiquement que vous pouvez jeter le papier
Il faut distinguer transmettre une photo à votre comptable et remplacer juridiquement la conservation de l'original papier par une archive numérique.
L'administration fiscale autorise la conservation dématérialisée d'une facture initialement reçue sur papier lorsque sa numérisation respecte les conditions prévues par l'article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
La numérisation doit notamment permettre une reproduction à l'identique du document et le fichier doit être sécurisé selon les modalités réglementaires applicables.
Source vérifiée : BOFiP, BOI-CF-COM-10-10-30, version en vigueur consultée en septembre 2026.
Une simple photographie stockée dans la galerie de votre téléphone ne suffit donc pas, à elle seule, pour conclure que l'original peut être détruit.
En 2026, certains justificatifs commencent aussi à arriver autrement
La facturation électronique modifie progressivement le parcours des notes de frais.
Dans certaines situations, le fournisseur pourra émettre directement une facture électronique au nom de l'entreprise.
Pennylane prévoit alors un parcours dans lequel cette facture arrive dans les factures fournisseurs avant d'être affectée à la note de frais concernée.
Si le collaborateur a également photographié son justificatif, Pennylane peut détecter le doublon et rapprocher les documents.
Dans ce cas, Pennylane précise que la facture électronique fait foi pour la TVA et le remboursement.
Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Importer et soumettre des notes de frais dans l'application mobile » et « Traiter les notes de frais électroniques », septembre 2026.
Le bon réflexe évolue donc progressivement.
Aujourd'hui, photographier immédiatement un ticket papier reste très utile.
Demain, pour certaines dépenses, votre première question pourra devenir : « Une facture électronique est-elle déjà arrivée dans Pennylane ? »
Les quatre secondes à prendre avant d'appuyer sur « Soumettre »
Regardez une dernière fois votre écran :
- voit-on le document en entier, ou toutes ses pages si nécessaire ?
- peut-on identifier le fournisseur et comprendre l'achat ?
- les informations fiscales présentes sur le document sont-elles lisibles ?
- les données proposées par l'OCR correspondent-elles réellement au justificatif ?
Si ces quatre réponses sont positives, vous évitez une grande partie des demandes de pièces complémentaires.
La meilleure photo n'est pas la plus belle.
C'est celle qui permet à quelqu'un qui n'était pas présent au moment de l'achat de comprendre et de traiter correctement la dépense.
Questions fréquentes
Comment photographier un justificatif dans l'application Pennylane ?
Depuis l'application mobile, sélectionnez le parcours correspondant à votre dépense, puis utilisez l'option de scan. Pennylane détecte le document, prend la photo et permet de contrôler le résultat avant l'import. L'OCR analyse ensuite le justificatif et préremplit certaines informations. Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, septembre 2026.
Peut-on importer plusieurs tickets dans Pennylane ?
Oui. Pennylane permet actuellement d'importer jusqu'à 20 justificatifs en une seule fois depuis l'application mobile. Il est également possible d'utiliser plusieurs photos pour un seul justificatif comportant plusieurs pages ou un ticket particulièrement long. Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, « Importer un justificatif depuis l'application mobile », septembre 2026.
Une photo suffit-elle pour récupérer la TVA ?
Non. La qualité de la photo ne crée pas un droit à déduction. Il faut d'abord disposer d'un justificatif permettant la déduction de la TVA et respecter les règles fiscales applicables à la dépense. La photo sert à transmettre ou conserver le document selon le processus utilisé.
Dois-je conserver le justificatif papier après l'avoir photographié ?
Ne considérez pas qu'une simple photo autorise automatiquement la destruction du papier. L'administration permet la conservation numérique des factures papier lorsque la numérisation respecte les conditions réglementaires de reproduction à l'identique, de sécurisation et d'horodatage. À défaut de processus conforme, conservez l'original. Source vérifiée : BOFiP, BOI-CF-COM-10-10-30, septembre 2026.
Quelle différence entre une facture fournisseur et une note de frais dans Pennylane ?
Dans le parcours mobile Pennylane, la facture fournisseur correspond à une dépense faite par l'entreprise. La note de frais correspond à une dépense avancée personnellement et destinée à être remboursée. Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, septembre 2026.
Puis-je envoyer directement une facture PDF depuis mon téléphone ?
Oui. Pennylane permet d'importer un justificatif depuis les documents du téléphone. Il est donc inutile d'imprimer une facture numérique ou de photographier l'écran qui l'affiche. Source vérifiée : Centre d'aide Pennylane, septembre 2026.
Pennylane calcule-t-il automatiquement tout ce qui figure sur le justificatif ?
L'OCR préremplit certaines informations à partir du document, mais Pennylane demande à l'utilisateur de vérifier et de corriger les données détectées si nécessaire. La lecture automatique ne remplace donc pas le contrôle du justificatif.
Article publié le 18 septembre 2026. Les règles fiscales et sociales peuvent évoluer : en cas de doute sur votre situation, parlez-en à votre expert-comptable.
Pour aller plus loin
Créez votre société avec Fynteo
Un parcours en ligne guidé, vos réponses enregistrées au fur et à mesure, et un expert-comptable qui vérifie votre dossier avant le dépôt.
Commencer ma création